Dans cette Newsletter cd2-conseils, nous allons faire le point sur les obligations périodiques en matière de radioprotection et sur le suivi médical du personnel des cabinets dentaires.
Obligations périodiques
Nous avons voulu, au travers des 2 graphiques ci-dessous, rassembler l’ensemble des obligations en relation directe avec la radioprotection, que nous devons respecter dans nos cabinets dentaires.
La réglementation en matière de radioprotection se divise en 3 catégories : les personnes, le matériel et les locaux. Nous avons donc subdivisé nos obligations de la même manière.
Le premier graphique indique quels sont les responsables du suivi des obligations et quelles personnes seront amenées à intervenir pour répondre à ces obligations.
Les obligations qui émanent du Code de la santé publique sont de la responsabilité du praticien. Mais dans le cas des petites structures comme le sont les cabinets dentaires, ces professionnels de santé sont aussi des employeurs et à ce titre, ils doivent aussi connaître les obligations mentionnées dans le Code du travail. Ces obligations n’ont rien de spécifique au monde dentaire et s’appliquent à tout employeur pour lequel une partie de son activité utilise des rayonnements ionisants.
La radioprotection des patients comme les contrôles de qualité de nos générateurs sont des obligations qui incombent aux chirurgiens dentistes. Mais ces derniers doivent aussi, en tant qu’employeur, connaître et appliquer toutes les autres obligations.
C’est une des singularités de notre métier, nous sommes à la fois des thérapeutes, des DRH et des chefs d’entreprises. Peu de métiers nécessitent autant de connaissances législatives et réglementaires que le nôtre. Les radiologues par exemple ont évidemment des connaissances médicales importantes et maitrisent parfaitement la radioprotection. Par contre, leur exercice le plus souvent sous forme de groupement, les décharge de certaines tâches d’employeur (gestion des visites médicales, rédaction du document unique d’évaluation des risques …) ou de chef d’entreprise (mise en conformité des accès handicapés, feuilles de paye …). La taille de leurs structures permettant d’avoir des personnes, n’appartenant pas forcément au personnel soignant, en charge de ces tâches.
Le second graphique synthétise les périodicités les plus courantes pour les obligations en relation avec la radioprotection.
A l’aide de ce graphique, il est possible de programmer des rappels automatiques en utilisant les fonctionnalités de nos logiciels dentaires.
Pour les contrôles de qualité, les clichés réalisés doivent être archivés et un compte rendu du contrôle doit être établi. Une solution simple pour conserver ces informations et être en mesure de les produire lors de l’audit externe annuel est de créer une fiche patient par générateur et de conserver les clichés comme nous le réaliserions pour ceux de nos patients. Ainsi les dates de réalisation, clichés et comptes rendus sont automatiquement sauvegardés.
La programmation de rappels trimestriels (contrôles internes), annuels (audits externes) et quinquennaux (contrôles externes) permettra de ne pas oublier ces échéances.
Pour les contrôles techniques et d’ambiance, une seule fiche peut être créé fixant des rappels à 1 an (contrôles internes) et 5 ans (contrôles externes). Comme les dosimètres servant aux contrôles d’ambiance internes (mais aussi ceux destinés à la dosimétrie personnelle) sont automatiquement envoyés par le laboratoire agréé tous les trimestres, il n’y a normalement pas de raison d’oublier cette périodicité.
Dans la mesure du possible, il faudra essayer de faire coïncider l’ensemble des contrôles externes (de qualité, technique et d’ambiance) qui présentent la même périodicité. Les contrôles électriques de l’établissement pourront aussi dans la mesure du possible être réalisés de façon concomitante avec les autres contrôles. Ce regroupement permet bien souvent des économies de frais de déplacement et évite de perturber l’organisation du cabinet trop souvent.
Pour compléter les fiches dédiées aux contrôles (qualité et techniques + d’ambiance), une dernière fiche permettra de programmer les rappels des formations des personnes exposées (tous les 3 ans), des renouvellements des formations PCR (tous les 5 ans) et des formations de radioprotection des patients (tous les 10 ans).
Enfin, sur cette fiche, des rappels à 1 ou 2 ans pourront être créés pour les contrôles électriques. Si aucune non-conformité n’a été relevée lors du contrôle, le prochain peut être programmé 2 ans plus tard. Par contre dans le cas contraire, la non-conformité doit être levée et le contrôle aura lieu un an après.
Il n’est théoriquement pas nécessaire de programmer des rappels pour le suivi médical des travailleurs qui doit avoir lieu annuellement. Le secrétariat du médecin du travail prend contact avec les personnes concernées pour leur proposer une date de rendez-vous.
En pratique, cette visite annuelle est parfois effectuée tous les deux ans, car les médecins du travail sont trop peu nombreux pour voir annuellement l’ensemble des salariés concernés. Cela est anormal comme nous allons le voir dans la suite de cette Newsletter.
Suivi médical
En tant qu’employeurs, nous sommes tenus de connaître nos obligations en matière de suivi médical. Celui-ci ne s’arrête pas au suivi annuel des assistantes. Un travailleur bénéficie obligatoirement de visites médicales périodiques dont la fréquence dépend des risques déclarés par l’employeur, et de visites de reprises, dans certaines circonstances, précisément définies par le législateur. La notion de travailleur englobe aussi les praticiens libéraux qui sont, comme leurs salariés, astreints à ce suivi.
Types de surveillance
Il existe deux types de surveillance médicale : la Surveillance Médicale Renforcée (SMR) et la Surveillance Médicale simple (SM).
Les travailleurs affectés à certains travaux doivent bénéficier d’une Surveillance Médicale Renforcée avec une visite médicale périodique au moins annuelle.
Ces travaux, définis par l’article L4111-6 du Code du travail et les décrets spéciaux pris en application sont par exemple ceux en relation avec les rayonnements ionisants, les agents biologiques, les agents cancérogènes, mutagènes,
toxiques pour la reproduction (CMR) …
En pratique, cela signifie que les praticiens, les assistantes dentaires et les prothésistes de laboratoire appartiennent à cette catégorie et bénéficieront d’une Surveillance Médicale Renforcée avec une visite médicale annuelle.
La surveillance médicale simple est définie par opposition à la SMR. Un travailleur est donc considéré en surveillance médicale simple, dès l’instant qu’il n’est pas exposé à un risque qui justifie une surveillance médicale renforcée.
En pratique, les techniciennes de surface bénéficieront d’une surveillance médicale simple avec un examen médical périodique tous les 24 mois.
Outre les visites médicales périodiques que nous connaissons bien dans les cabinets, il existe aussi deux autres visites obligatoires qu’il convient de ne pas oublier. Ces visites obligatoires sont de la responsabilité de l’employeur.
Visites médicales obligatoires
A l’occasion des visites médicales obligatoires (visites d’embauche, visites périodiques, visites de reprise), le médecin du travail remet un certificat d’aptitude en double exemplaire au travailleur, l’un de ces exemplaires est destiné à l’employeur qui doit le conserver.
Visite médicale d’embauche
La visite médicale d’embauche a plusieurs buts :
- rechercher si le travailleur n’est pas atteint d’une affection pour les autres travailleurs de l’entreprise,
- vérifier que le travailleur est médicalement apte au poste de travail envisagé par l’employeur,
- proposer éventuellement les adaptations du poste ou l’affectation à d’autres postes.
Elle doit avoir lieu :
- pour tous les travailleurs, quelle que soit la durée du contrat de travail, au plus tard avant la fin de la période d’essai qui suit l’embauche,
- avant l’embauche pour les Surveillances Médicales Renforcées (SMR).
Une fiche d’aptitude en double exemplaire est remise au travailleur à l’issue de cette visite médicale, l’un des exemplaires est destiné à l’employeur.
En pratique, en cas d’embauche d’une assistante, la visite médicale doit avoir lieu avant l’embauche pour s’assurer que la personne est apte au poste.
Si une Déclaration Unique d’Embauche est effectuée (www.due.fr), le service de médecine de santé du travail est informé de la date prévue pour l’embauche et un rendez-vous doit être programmé. En pratique, il est préférable d’anticiper en se rapprochant de son service de médecine de santé du travail pour obtenir un rendez-vous dans les temps.
La fiche d’aptitude remise à l’employeur doit être conservée avec le contrat de travail.
Théoriquement, en vertu des articles R4451-9 et R4454-1 du Code du travail, les praticiens libéraux doivent aussi bénéficier de cette visite comme des visites périodiques.
Article R4451-9 du Code du travail
Le travailleur non salarié exerçant une activité mentionnée à l’article R. 4451-4 met en œuvre les mesures de protection vis-à-vis de lui-même comme des autres personnes susceptibles d’être exposées à des rayonnements ionisants par son activité. A cet effet, il prend les dispositions nécessaires afin d’être suivi médicalement dans les conditions prévues au chapitre IV.
Chapitre IV : Surveillance médicale
Section 1 Examens médicaux
Article R4454-1 du Code du travail
Un travailleur ne peut être affecté à des travaux l’exposant à des rayonnements ionisants qu’après avoir fait l’objet d’un examen médical par le médecin du travail et sous réserve que la fiche médicale d’aptitude établie par ce dernier atteste qu’il ne présente pas de contre-indication médicale à ces travaux. Cette fiche indique la date de l’étude du poste de travail et la date de la dernière mise à jour de la fiche d’entreprise.
En pratique, la visite d’embauche n’a pas de raison d’être, car apte ou non, si nous voulons exercer en libéral, personne ne peut nous en empêcher. Par contre, les visites médicales périodiques sont absolument nécessaires et semblent totalement justifiées. En effet, si l’on considère logique de suivre l’état de santé de nos salariés, pourquoi ne pas s’occuper de la santé des praticiens qui sur bien des points sont les plus exposés aux risques.
Obtenir un rendez-vous de la part d’un service de santé au travail lorsque l’on est praticien libéral n’est pas toujours facile. Ces services ont l’habitude de s’occuper des salariés et accueillir un libéral est inhabituel. Par ailleurs, le déficit de médecins du travail par rapport à la qualité de salariés qui doit être suivie engendre bien souvent de longs délais d’attente. Néanmoins, il faut insister pour obtenir ces visites périodiques, car en cas de contrôle, l’inspection du travail s’attend à ce que les libéraux soient suivis de la même manière que les salariés.
Visites médicales périodiques
La périodicité des visites varie suivant la catégorie déclarée par l’employeur pour le travailleur :
- visite annuelle si le travailleur est déclaré en Surveillance Médicale Renforcée,
- visite tous les 2 ans si le travailleur est déclaré en surveillance médicale simple.
Une fiche d’aptitude en double exemplaire est remise au travailleur à l’issue de cette visite médicale, l’un des exemplaires est destiné à l’employeur.
Visite médicale de reprise
Les visites de reprise ont pour seul objet d’apprécier l’aptitude du travailleur à reprendre l’emploi qu’il occupait avant son arrêt.
Pour programmer une visite de reprise, l’employeur prend contact avec le service de santé au travail, lors du retour du travailleur dans l’entreprise, pour fixer un rendez-vous. En effet l’employeur a pour obligation d’informer le service de santé au travail des reprises de travail.
Néanmoins un travailleur peut demander une visite de reprise du travail, si son employeur n’effectue pas la démarche soit auprès de l’employeur soit auprès du médecin du travail, en avertissant l’employeur de cette demande.
Cette visite médicale de reprise doit avoir lieu lors de la reprise du travail et au plus tard dans les 8 jours qui suivent la reprise.
Plusieurs situations imposent la réalisation d’une visite de reprise :
- Visite de reprise maternité : pour les personnes qui reprennent leur travail après un congé maternité,
- Visite de reprise après arrêt maladie, ou accidents non professionnels : après tout arrêt de 21 jours minimum,
- Visite de reprise après accident du travail : après tout arrêt de 8 jours minimum,
- Visite de reprise après maladie professionnelle : après tout arrêt quel que soit sa durée, la visite a lieu,
- Visite en cas d’absences répétées pour raison de santé.
A l’occasion d’une visite de reprise, le médecin du travail apprécie l’aptitude du travailleur à reprendre son ancien emploi et peut proposer une adaptation des conditions de travail. Le médecin du travail peut rendre :
- un avis d’aptitude,
- un avis d’aptitude avec réserves, le médecin du travail autorise la reprise du poste de travail, à condition que certains aménagements du poste de travail soient réalisés,
- un avis d’inaptitude.
Il est important de rappeler que le temps consacré aux visites médicales obligatoires et aux examens complémentaires éventuels est soit pris sur le temps de travail, soit indemnisé. Les frais de transport nécessités par ces visites et les éventuels examens complémentaires sont également pris en charge par l’employeur.
Visites médicales facultatives
Les visites de pré reprise (envisagées lorsqu’une modification de l’aptitude au travail est prévisible), et les visites spontanées, demandées par le travailleur ou l’employeur sont des visites médicales facultatives.
Visite de pré reprise
La visite de pré reprise peut-être demandée uniquement par :
- le travailleur lui-même,
- le médecin traitant du travailleur,
- le médecin-conseil.
La visite de pré reprise a lieu durant l’arrêt de travail. Elle a pour but de préparer la reprise du travail, si celle-ci s’annonce difficile. La visite de pré reprise ne donne pas lieu à la délivrance d’un certificat d’aptitude.
La réalisation d’une visite de pré reprise ne dispense pas de la visite de reprise, lors de la reprise effective du poste de travail par le travailleur.
Visite spontanée
Tout travailleur peut bénéficier d’un examen médical à la demande de l’employeur ou à sa demande.
Le graphique suivant synthétise les différentes visites médicales que tout employeur doit connaître.
