Dans cette Newsletter cd2-conseils, nous allons détailler les affichages obligatoires dans les cabinets dentaires qu’ils soient en relation avec la santé et la sécurité au travail, le droit du travail ou dictés par le Code de la Santé Publique. Nous aborderons également la fin du support de Windows XP et les conséquences que cela entraine dans un grand nombre de cabinets dentaires.
Affichages obligatoires en cabinet dentaire
Que ce soit pour satisfaire des obligations en rapport avec la santé et la sécurité au travail, le droit du travail ou dictés par le Code de la Santé Publique, nous avons un certain nombre d’affichages obligatoires à disposer dans différentes parties de nos cabinets dentaires.
Ces affichages diffèrent selon le nombre d’employés. Nous nous intéresserons au cas des cabinets employant moins de 11 salariés.
Pourquoi ces affichages obligatoires ?
Dans le cadre de la santé et la sécurité au travail, la prévention des risques professionnels passe en partie par l’information des travailleurs.
Certains affichages sont obligatoires dans ce cadre :
2/ Service de santé au travail, services de secours d’urgence, inspection du travail,
3/ Consigne de sécurité incendie.
Si ces affichages ne sont pas encore présents dans votre cabinet dentaire, ils peuvent apparaître dans le plan de prévention que vous aurez programmé après avoir rédigé le Document Unique d’évaluation des risques professionnels.
D’autres affichages sont en relation avec le droit du travail et les relations individuelles et collectives de travail. Font partie de cette catégorie les affichages suivants :
5/ Horaires de travail,
6/ Période et ordre des départs en congés,
7/ Egalité professionnelle entre les femmes et les hommes,
8/ Harcèlement moral,
9/ Harcèlement sexuel,
10/ Egalité de rémunération entre les femmes et les hommes,
Enfin, un affichage supplémentaire, en relation avec la lutte contre le tabagisme, provient d’une obligation incluse dans le Code la santé publique :
11/ Interdiction de fumer dans les lieux affectés à un usage collectif.
Pour chaque affichage, vous devez assurer :
- un contenu fiable, correspondant aux obligations légales ;
- une mise à jour des documents affichés, lorsque cela est nécessaire ;
- une lisibilité parfaite du document ;
- une accessibilité pour tous vos salariés.
Description de chaque affichage obligatoire
Pour vous permettre de vérifier si les affichages disponibles dans votre cabinet dentaire sont conformes aux obligations actuelles, nous allons détailler leurs principales caractéristiques.
Cela vous permettra de rédiger les affichages manquants si vous le souhaitez.
Référence : Article R4121-4 du Code du travail
Contenu : Avis indiquant les modalités d’accès des travailleurs au document unique
Lieu d’affichage : Une place convenable et aisément accessible
Vous pouvez imprimer le Document Unique ainsi créé ou le télécharger pour le mettre à disposition sur un ordinateur accessible à tout le personnel.
Référence : Article D4711-1 du Code du travail
Contenu :
- Adresse et numéro de téléphone du médecin du travail,
- Adresse et numéro de téléphone des services de secours d’urgence : pompiers, SAMU, centre antipoison, hôpital …
- Adresse, nom et numéro de téléphone de l’inspecteur du travail compétent.
Lieu d’affichage : Locaux normalement accessibles aux travailleurs
Selon les sources, ces consignes ne sont pas systématiquement considérées comme obligatoires.
En effet, elles le sont dans les cas suivants :
Dans les établissements mentionnés à l’article R. 4227-34, une consigne de sécurité incendie est établie et affichée de manière très apparente …
Article R4227-34
Les établissements dans lesquels peuvent se trouver occupées ou réunies habituellement plus de cinquante personnes, ainsi que ceux, quelle que soit leur importance, où sont manipulées et mises en œuvre des matières inflammables mentionnées à l’article R. 4227-22 …
Article R4227-22
Les locaux ou les emplacements dans lesquels sont entreposées ou manipulées des substances ou préparations classées explosives, comburantes ou extrêmement inflammables …
Le premier critère correspondant à « plus de cinquante personnes » n’est pas applicable dans nos cabinets dentaires.
Par contre, les « matières inflammables » qui sont « classées explosives, comburantes ou extrêmement inflammables » sont bien présentes dans certains cabinets dentaires.
Il suffit pour cela de vous référer à la liste des produits chimiques (voir les détails dans le Newsletter 50 de Février 2014) de votre cabinet et de vérifier si ces produits sont pourvus des pictogrammes suivants:
Explosif (E)
Comburant (O)
Extrêmement inflammable (F+)
Comme il n’est pas mentionné de quantité minimale à partir de laquelle il faut alors afficher une consigne de sécurité incendie, nous en concluons que celle-ci est obligatoire dans un certain nombre de cabinets.
Référence : Articles R4227-34 à R4227-38 du Code du travail
Contenu : Consignes de sécurité incendie selon la norme NF X 08-070
La consigne de sécurité incendie indique :
2° Les personnes chargées de mettre ce matériel en action ;
3° Pour chaque local, les personnes chargées de diriger l’évacuation des travailleurs et éventuellement du public ;
4° Les mesures spécifiques liées à la présence de personnes handicapées, et notamment le nombre et la localisation des espaces d’attentes sécurisés ou des espaces équivalents ;
5° Les moyens d’alerte ;
6° Les personnes chargées d’aviser les sapeurs-pompiers dès le début d’un incendie ;
7° L’adresse et le numéro d’appel téléphonique du service de secours de premier appel, en caractères apparents ;
8° Le devoir, pour toute personne apercevant un début d’incendie, de donner l’alarme et de mettre en œuvre les moyens de premier secours, sans attendre l’arrivée des travailleurs spécialement désignés.
Lieu d’affichage : Dans chaque local ou dans chaque dégagement desservant un groupe de locaux
Il existe un grand nombre de fournisseurs sur Internet.
Référence : Article R2262-3 du Code du travail
Contenu : Avis comportant l’intitulé de la convention collective et précisant où le texte est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail ainsi que les modalités leur permettant de le consulter pendant leur temps de présence
Lieu d’affichage : Aux emplacements réservés aux communications destinées au personnel
Vous pouvez la télécharger ou alors mettre sur un ordinateur accessible à tout le personnel un lien vers cette page.
Référence : Article L3171-1 du Code du travail
Contenu : Affichage des heures auxquelles commence et finit le travail ainsi que les heures et la durée des repos
Lieu d’affichage : Pas spécifié donc sans doute dans des locaux normalement accessibles aux salariés
Référence : Articles D3141-5 et D3141-6 du Code du travail
Contenu : Affichage de la période de prise des congés payés au moins deux mois avant l’ouverture de cette période et ordre des départs en congé un mois avant le départ
Lieu d’affichage : Locaux normalement accessibles aux salariés
Référence : Article L1142-6 du Code du travail
Contenu : Affichage du texte des articles 225-1 à 225-4 du Code pénal
Lieu d’affichage : Lieux de travail
Référence : Article L1152-4 du Code du travail
Contenu : Affichage du texte de l’article 222-33-2 du Code pénal
Lieu d’affichage : Lieux de travail
Référence : Article L1153-5 du Code du travail
Contenu : Affichage du texte de l’article 222-33 du Code pénal
Lieu d’affichage : Lieux de travail
Référence : Article R3221-2 du Code du travail
Contenu : Affichage des articles L. 3221-1 à L. 3221-7 du Code du travail
Lieu d’affichage : Lieux de travail
Référence : Article R3511-6 du Code de la santé publique
Contenu : Signalisation apparente rappelant le principe de l’interdiction de fumer accompagnée d’un message sanitaire de prévention conforme à l’arrêté du 1er décembre 2010
Lieu d’affichage : Lieux affectés à un usage collectif, lieux de travail
Y a-t-il d’autres choses à afficher ?
Nous avons pris l’hypothèse d’un cabinet de moins de 11 salariés.
Si vous exercez au sein d’une grosse structure, d’autres affichages obligatoires sont nécessaires.
- C’est par exemple le cas de l’organisation des élections des délégués du personnel à partir de 11 salariés (article L2314-2).
- À partir de 20 salariés, il est aussi obligatoire de rédiger un règlement intérieur. L’article R1321-1 prévoit que celui-ci soit affiché à une place convenable et aisément accessible dans les lieux de travail.
- À partir de 50 salariés, l’article R4613-8 précise que la liste nominative des membres de chaque comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) est affichée dans les locaux affectés au travail. Elle indique l’emplacement de travail habituel des membres du comité.
- Enfin, au-dessus du même seuil, les salariés sont informés de l’existence et du contenu de l’accord de participation par tout moyen prévu à cet accord et à défaut, par voie d’affichage comme indiqué dans l’article D3323-12 du Code du travail.
Référence : Articles R1111-21 et R1111-23 du Code de la santé publique
Contenu : Affichage des tarifs des honoraires ou fourchettes des tarifs des honoraires ainsi que le tarif de remboursement par l’assurance maladie en vigueur correspondant à certaines prestations (consultation et au moins cinq des prestations de soins conservateurs, chirurgicaux et de prévention les plus pratiqués et au moins cinq des traitements prothétiques et d’orthopédie dento-faciale les plus pratiqués) dès lors qu’elles sont effectivement proposées
Lieu d’affichage : De manière visible et lisible, dans la salle d’attente ou, à défaut, dans la salle de soins
Enfin, certains affichages dépendent des installations présentes dans le cabinet dentaire.
Dans le cas d’une vidéoprotection des parties publiques de votre cabinet (accueil et salle d’attente) vous devez effectuer une demande d’autorisation d’installation de caméras de surveillance auprès du préfet. Cette démarche peut être effectuée en ligne.
Le public doit être informé de l’existence du système de vidéoprotection et de l’autorité, ou de la personne, responsable.
L’information doit être faite par une affiche comportant un pictogramme représentant une caméra. Elle doit être présente en permanence dans les lieux concernés et elle doit être compréhensible pour tout public.
Si vous utilisez un logiciel pour gérer le dossier médical de vos patients, celui-ci doit être déclaré à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL). Cette procédure très simple (Déclaration simplifiée) peut se faire en ligne en quelques minutes.
Ensuite, le responsable de fichier doit permettre aux personnes concernées par des informations qu’il détient d’exercer pleinement leurs droits. Pour cela, vous devez informer vos patients à l’aide d’une affichette disponible sur le site de la CNIL.
Sanctions possibles
Le non-respect des affichages obligatoires est passible d’amendes de 450 à 1 500 €. Toutefois, ces peines peuvent être beaucoup plus lourdes en cas d’absence du Document Unique d’évaluation des risques professionnels ou de sa mise à jour.
En ce qui concerne l’affichage des honoraires, son absence peut entrainer une amende administrative dont le montant ne peut excéder 3 000 €.
Fin du support de Windows XP
Alors qu’environ un quart à un tiers des ordinateurs PC l’utilise encore comme système d’exploitation, Microsoft a mis fin le 8 avril au support de Windows XP.
Quelles en sont les implications en cabinet dentaire ?
Quelles sont les conséquences de l’arrêt du support ?
Si vous continuez d’utiliser Windows XP après la fin du support, votre ordinateur fonctionnera encore, mais il pourrait devenir plus vulnérable face aux risques de sécurité et aux virus. Internet Explorer 8 ne bénéficie plus du support, si votre PC Windows XP est connecté à Internet et que vous utilisez Internet Explorer 8 pour naviguer sur Internet, vous risquez d’exposer votre PC à des menaces supplémentaires. Par ailleurs, dans la mesure où les fabricants de matériel et de logiciels continuent d’optimiser leurs produits pour des versions plus récentes de Windows, de plus en plus d’applications et d’appareils ne fonctionneront pas avec Windows XP.
Nous espérons que cette Newsletter cd2-conseils vous a plu et nous attendons vos remarques et suggestions pour l’améliorer.
Bien cordialement,
L’Equipe cd2-conseils